Goodbye Sammelrechnung - Gesetzlicher Abbau der Steuerbürokratie streicht Sammelrechnung bei EDI

 

Die positiven Auswirkungen des Steuerbürokratie-
abbaugesetzes bekommen seit dem 1.1.2009 auch die Unternehmen zu spüren, die ihre Rechnungen elektronisch per EDI austauschen. Denn die Entbürokratisierung des Steuerverfahrens streicht die zusammenfassende Sammelrechnung ersatzlos, sowohl als Papierdokument als auch in elektronischer Form.

Zwar vereinfacht diese Gesetzesänderung den EDI-Verkehr erheblich, doch entbindet sie die Unternehmen nicht von der Gewährleistung der Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten, die für den Vorsteuerabzug unabdingbar sind. Mit welcher Methode dies sichergestellt werden soll, lässt der Gesetzgeber offen.

Konsequenzen aus dem Wegfall der Sammelrechnung

Nun liegt die Vermutung nahe, dass sich künftig der Fokus von der Sammelrechnung auf die Belegprüfung verschiebt. Der Wirtschaftsprüfer könnte beispielsweise anhand von Stichproben die Rechtsgültigkeit für den Vorsteuerabzug überprüfen. Nun sind Unternehmen mit elektronischer Datenverarbeitung sowieso seit 2002 an die Richtlinien des GDPdU, Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, gebunden und müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts ihrer Daten sicherstellen und die relevanten Dokumente archivieren. Zudem gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger dv-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), die dem Buchführungspflichtigen eine umfassende Dokumentation des „Verfahrens“ vorschreiben. Demzufolge dürften Verfahrensdokumentation und Archivierung künftig in ein helleres Licht rücken, da sie dem Betriebsprüfer geeignete Helfer sind, um den bislang sichtbaren Beleg der Sammelrechnung zu ersetzen. Darüber hinaus raten wir unseren Kunden jetzt nicht abzuwarten, sondern die EDI-Beziehung zu Kunden oder Lieferanten zu überdenken und sich auf Änderungen im Rechnungsaustausch einzustellen. Derzeit hat bereits einer  der weltweit größten Handelskonzerne verbindliche Richtlinien für den Rechnungsaustausch mit seinen Lieferanten herausgegeben, in denen neben EDI-Standards zur Unversehrtheit und Identifikationsmerkmalen zur Authentizität, elektronische Bestätigungsprozesse, Aufbewahrungsfristen oder Fehlermanagement festgelegt werden.

 

Erleichterungen beim Rechnungsaustausch als Motivation für eine Erweiterung der Integration auf weitere Geschäftspartner 

 

Gerade für Konzerne mit weitverzweigtem und elementarem Lieferantennetzwerk ist der Wegfall der Sammelrechnung der Startschuss, um ihren EDI-Verkehr grundlegend zu überarbeiten, denn nun sind die Leinen zum papierbasierten Datenaustausch wie beim Sammelfax gekappt. Neben den bereits erwähnten Richtlinien für den Rechnungsaustausch, denken daher immer mehr Konzerne über eine Ausweitung der elektronischen Geschäftspartnerintegration nach. Bislang forderte das Umsatzsteuergesetz beim elektronischen Datenaustausch zusätzlich eine zusammenfassende Rechnung in Papierform bzw. in elektronischer Form, wobei letztere mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden musste, um Integrität und Authentizität des Dokuments sicherzustellen. Auch dieser aufwändige Signatur-Prozess entfällt nun.